Gestire una riunione aziendale può sembrare facile ma in realtà è molto più complesso di quanto si creda.
Sono tanti i fattori da tenere in considerazione: i bisogni specifici di ogni singolo partecipante, la strutturazione del discorso, il prepararsi a gestire ogni singola obiezione, il restare focalizzati sul raggiungimento dell’obiettivo comune.
Proprio per questo abbiamo creato questo prontuario che ti aiuterà a gestire al meglio le riunioni di lavoro, utilizzando anche alcuni principi del nostro sistema di Performance Management.
Da come convocare una riunione a come organizzarla, da come preparare il discorso facendo attenzione ad ogni singolo partecipante a come raccogliere i feedback e stimolare le persone a passare all’azione.
Affronteremo gli aspetti più importanti per evitare le “classiche” riunioni aziendali che durano ore e ore senza arrivare a una conclusione.
Indire una riunione aziendale: la premessa
Solitamente quando in un’azienda (così come all’interno di qualsiasi gruppo di lavoro) viene indetta una riunione le ragioni appartengono quasi sempre allo stesso ventaglio di opzioni:
- creare una nuova strategia;
- affidare dei compiti;
- prendere una decisione;
- dare dei feedback per eventuali correzioni;
- motivare i collaboratori ad assumersi un incarico.
Alla luce di questo, prima di fare qualsiasi altra cosa, è importante avere perfettamente chiaro il motivo per cui tutte queste persone sono state riunite.
Qual è lo scopo per cui è stata indetta la riunione?
Cosa deve accadere affinché tu possa riconoscere che la riunione è andata a buon fine?
Insomma, la premessa fondamentale è avere chiari gli obiettivi. Altrimenti, tutto ciò che seguirà, sarà una semplice chiacchierata (più o meno confusa), che non porterà ad alcun risultato.
Una volta definiti gli obiettivi, possiamo passare all’organizzazione vera e propria.
Come organizzare una riunione di lavoro
Per quanto riguarda l’organizzazione, un’attività preliminare importante è: controllare lo spazio e l’ambiente.
Sembra secondario, ma è fondamentale che tu sappia dove verrà tenuta la riunione.
L’ideale è che si svolga in una stanza sufficientemente ampia per le persone convocate, con un tavolo circolare, in modo che ognuno possa guardare gli altri partecipanti, all’interno di un contesto nel quale tutti sono nella stessa posizione. In un ambiente che spinge verso l’uguaglianza ogni partecipante si sentirà libero di dire la sua.
Sempre nell’ottica di come organizzare una riunione di lavoro, un aspetto importante è valutare l’utilizzo di materiale audio-visivo. Se la riunione aziendale prevede di riprodurre video, slide e materiali multimediali, preoccupati di avere con te tutto ciò che ti serve per mostrarlo (magari fai una prova all’interno della sala riunioni, per assicurarti che tutto vada come desideri).
Altro consiglio organizzativo: stabilisci un tempo di inizio e di fine per la riunione.
In questo modo tranquillizzerai tutti i presenti sull’orario della conclusione.
Se la riunione dura più di due ore, stabilisci una pausa caffè. Se invece dura meno, preoccupati di organizzare un piccolo rinfresco per la fine. In questo modo, dopo aver parlato di lavoro in veste professionale, i partecipanti potranno trascorrere del tempo insieme in una circostanza più conviviale. Sarai felice di notare come, in questa fase, riceverai molte domande e chiarimenti, che altrimenti non avresti ricevuto.
Questo renderà ulteriormente più chiara ed efficace la riunione.
Come gestire una riunione aziendale: consigli pratici e la struttura di un ottimo discorso
A questo punto sai quali sono gli obiettivi della riunione, e sai anche dove si terrà e secondo quali tempistiche.
Ora devi avere perfettamente chiaro chi vi parteciperà. E non solo.
Sicuramente conosci almeno un po’ i partecipanti e sai bene cosa è importante per loro, quali sono i loro obiettivi e quali sono i loro valori. Queste informazioni ti saranno estremamente utili. Infatti, nessuno ti ascolterà se non crede che ciò che stai dicendo in qualche modo gli sarà utile. Proprio per questo, l’ideale è che tu butti giù un elenco dei partecipanti, segnando per ognuno di loro quali sono i suoi obiettivi e quali sono i suoi valori.
Una volta che tutto questo è nero su bianco, avrai a tua disposizione una mappa di quelli che sono i punti da toccare e avrai a tua disposizione tutte le leve persuasive che ti occorrono per spronare colleghi e collaboratori a portare avanti gli obiettivi della riunione.
Infatti, per stimolare all’azione devi cancellare dalla mente per un attimo le tue personali motivazioni e tenere presente quelle degli altri partecipanti. In questo modo, durante l’intervento, saprai esattamente cosa devi maggiormente sottolineare.
Altro aspetto importante è come strutturare il discorso ad una riunione aziendale.
Appena cominci la riunione, la prima cosa da dire riguarda la durata e lo scopo della riunione.
Ovviamente, quando andrai a spiegare lo scopo, legalo alle motivazioni e ai valori dei singoli partecipanti. Così facendo avrai l’attenzione dei tuoi interlocutori, che non vedranno questo incontro semplicemente come utile all’azienda, ma soprattutto utile a loro stessi.
Una volta fatto questo, segui la seguente struttura per un discorso ad una riunione:
- Metti in evidenza il problema
- Delinea i vari modi (se ci sono) in cui si è tentato di superarlo
- Mostra i vari modi in cui altri hanno trovato una soluzione
- Usa esempi pratici per chiarificare elementi che potrebbero sembrare troppo generici
- Usa statistiche e casi di studio per dare autorevolezza a ciò che dici
- Concludi spiegando come la situazione potrebbe degenerare se non si trova una soluzione e quali saranno benefici se la situazione si risolve
- Invoglia a prendere la parola e a dare un feedback.
Nel fare questo, ricorda di usare una comunicazione carismatica.
Ti stai chiedendo in che senso?
Continua a leggere.
Attenzione alla comunicazione dei partecipanti alla riunione di lavoro
La Programmazione Neuro-Linguistica ha notato che le persone che utilizzano tutti e tre i canali di comunicazione riescono a farsi ascoltare da un maggior numero di persone. Infatti, quando parliamo (così come quando scriviamo) le nostre parole fanno sempre riferimento ad un canale sensoriale.
Qualcuno ad esempio dice: “Ho la situazione chiara davanti agli occhi!” Qualcun altro preferisce dire: “Quello che mi dici mi risuona perfettamente”. Così come qualcun altro magari dice: “Ho la sensazione che tutto sia a posto così”. Insomma, esprimono lo stesso concetto ma con parole diverse. Queste parole fanno riferimento a tre canali sensoriali diversi: visivo, auditivo e cinestesico (ovvero legato alle sensazione).
Alla luce di questo, fai attenzione alle parole che usi e preoccupati di stimolare ogni singolo canale sensoriale: inserisci parole visive, auditive, o che fanno riferimento a sensazioni. In questo modo il tuo eloquio risulterà estremamente irresistibile.
Quando la riunione si avvia verso la conclusione. ricordati di raccogliere il feedback da ogni singolo partecipante
Questo è il momento in cui sono i tuoi collaboratori a dover parlare, raccontando le loro perplessità, i dubbi, oppure offrire delle soluzioni.
Per fare questo devi stare attento a non giudicare mai un intervento come positivo o negativo. Invoglia i partecipanti complimentandoti sempre per ciò che propongono, ringrazia per aver sollevato eventuali dubbi e rispondi nel modo più chiaro possibile.
Alcuni interventi potrebbero sembrarti come un attacco personale: in questi casi mantieni la calma e continua a rispondere in modo chiaro e disponibile. Dimostrerai la tua capacità di rimanere centrato sull’obiettivo, senza farti distrarre da elementi che non hanno altro scopo che creare confusione.
Come concludere una riunione aziendale in modo perfetto
Se hai seguito alla lettera quanto scritto finora, c’è un’ultima ma fondamentale azione da fare prima di liberare i partecipanti: stimola all’azione. Sempre!
Come abbiamo detto, una riunione si conclude sempre con un piano d’azione. Se questo manca, allora la riunione sarà stata completamente inutile.
In molti casi, se hai seguito i singoli passi di questa guida, saranno i tuoi stessi collaboratori a proporsi per mettere in pratica ciò che è stato deciso.
Volendo sintetizzare tutto il processo per una riunione aziendale perfetta ecco cosa devi ricordare:
- organizza e struttura l’intera riunione nei dettagli, dall’ambiente alle tempistiche;
- tieni conto dei partecipanti, dei loro obiettivi e di ciò che li motiva;
- crea un discorso che renda semplice non solo la comprensione ma anche il decidere di passare all’azione.