La gestione del tempo è una delle sfide più grandi che un imprenditore, un manager o un professionista deve affrontare nella società odierna.

Tra impegni, responsabilità, attività da completare sia nella vita privata che sul lavoro, diventa fondamentale ottimizzare i tempi e avere un’organizzazione attenta e precisa.

Ma come fare?

È necessario premettere che ognuno deve trovare la propria personale strategia che gli consente di essere più produttivo e performante.

Ci sono decine di tecniche che puoi provare ma poi dovrai essere tu a valutare quale sia il metodo più adatto a te e che ti aiuta a gestire con meno stress le tue giornate.

Fatta questa premessa fondamentale, in questo articolo vogliamo spiegarti in maniera semplice cosa intendiamo per gestione del tempo e condividere con te alcuni consigli pratici da cui iniziare.

Che cosa si intende per gestione del tempo

La gestione del tempo (in inglese Time Management) si riferisce alla pratica di pianificare, organizzare e controllare l’utilizzo del tempo a disposizione al fine di massimizzare l’efficienza e la produttività.

È un processo attraverso il quale si cercano di ottimizzare le attività quotidiane, concentrandosi su quelle più importanti e riducendo al minimo gli sprechi di tempo.

Il che non significa solo lavorare di più o fare più attività durante la giornata, ma piuttosto lavorare in modo più intelligente, allocando il tempo disponibile in modo strategico tra le diverse attività da portare a termine.

La gestione del tempo è un perfetto equilibrio tra organizzazione, pianificazione, priorità e disciplina personale.

Esistono tantissime tecniche di gestione del tempo e delle attività, basti pensare alla famosa tecnica del pomodoro o all’altrettanto conosciuta Matrice di Eisenhower per individuare le priorità.

Al di là delle tecniche specifiche, vogliamo condividere con te alcuni consigli per una gestione del tempo efficace che, se metterai in pratica, rivoluzioneranno le tue giornate.

Iniziamo subito!

5 consigli per iniziare a gestire il tempo in modo efficace

Quelli che leggerai, sono dei consigli che rappresentano davvero le basi di una gestione del tempo efficace.

Partire dal metterli in pratica vuol dire iniziare a notare dei cambiamenti significativi: le giornate ti sembreranno più lunghe, ti accorgerai di aver completato più attività rispetto a prima e di avere una maggiore focalizzazione e una maggiore produttività.

Un bel vantaggio, non credi?

Quindi leggi con attenzione e inizia a riflettere su come applicare questi consigli alla tua vita quotidiana per diventare una persona efficace.

1. Assegna le giuste priorità

Se vuoi iniziare ad avere una buona gestione del tempo, devi cominciare ad assegnare le giuste priorità alle singole attività da svolgere durante l’intera giornata. Per riuscire in questo obiettivo, impegnati a

  1. creare una lista contenente tutte le cose che devi fare durante la tua giornata;
  2. ordinare l’elenco in base all’importanza, all’urgenza ed alla difficoltà delle varie voci presenti. Dopo aver fatto questo, ti toccherà fare una graduatoria, mettendo ai primi posti le attività più impegnative, e agli ultimi posti quelle più facili da svolgere;
  3. iniziare a svolgere le singole mansioni partendo da quelle che richiedono un maggiore sforzo psico-fisico. Così facendo ti troverai nella situazione di aver affrontato all’inizio le situazioni che sono più problematiche, mentre potrai dedicare la fine della giornata (quando sei più stanco) a quelle più semplici.

Questo processo ti aiuterà a concentrarti sulle attività cruciali e a evitare di perdere tempo su compiti meno rilevanti.

2. Crea delle routine efficaci

Una routine ben strutturata può essere uno strumento potente per la gestione del tempo. Stabilisci una pianificazione giornaliera o settimanale in cui assegni specifici blocchi di tempo a determinate attività. Ad esempio, dedica una parte della mattina alle attività creative e concentrati sui compiti più impegnativi quando la tua mente è più fresca. Quando sei più stanco, solitamente verso la fine della giornata, dedicati ad attività meno complesse o che ti fanno stare bene. A priori, ovviamente, devi aver già stabilito obiettivi chiari e misurabili in modo da avere una direzione e un senso di realizzazione quando raggiungi i tuoi traguardi. Le routine sono fondamentali perché, con l’allenamento, ti permettono di fare specifiche attività in maniera automatica con una conseguente ottimizzazione dei tempi.

3. Programma la sera prima le attività da svolgere il giorno successivo

Tra le azioni più efficaci per aumentare la produttività, c’è quella di programmare la sera prima le attività da svolgere il giorno successivo, accertandosi di non dimenticare nulla di importante. Può sembrare troppo semplice, ma stai sicuro che così facendo, non ti troverai a prima mattina (quando magari sei ancora assonnato) a stabilire cosa devi fare nelle prossime ore o, peggio ancora, a dover trovare un modo per riuscire ad incastrare le diverse attività (con il rischio di accavallarle tra loro e, di conseguenza, di svolgere male i relativi compiti). Se poi riesci a costruire una routine mattutina sia per quando ti sei appena alzato, sia per quando inizi a svolgere le attività di lavoro, puoi star certo che la giornata prenderà una piega più positiva.

4. Elimina le distrazioni

È inutile girarci intorno: le distrazioni sono il nemico numero uno di una corretta gestione del tempo. Possono sembrare cose da poco, ma sono in grado di farci perdere di vista il nostro focus. Considerato il fatto che, tra social media, telefonate, e-mail, persone e chi più ne ha più ne metta, rappresentano una minaccia costante, se anche tu vuoi migliorare la gestione del tempo a tua disposizione devi metterti di impegno per ridurre ai minimi termini tutte le distrazioni circostanti. Puoi chiedere alle persone intorno a te di non disturbati in continuazione, così come puoi evitare di connetterti a Facebook, Instagram o Tik Tok (se non per fare qualche breve pausa), puoi addirittura spegnere il cellulare, sapendo che se qualcuno ti ha chiamato potrai tranquillamente richiamarlo dopo aver svolto il tuo compito. Evita qualsiasi fonte di distrazione e cerca di creare un ambiente di lavoro tranquillo e ordinato, in modo da favorire la concentrazione e la produttività.

5. Delega i compiti

Questa è forse la cosa più difficile per molti professionisti e imprenditori. Essere in grado di delegare i compiti secondari ad alcuni collaboratori di fiducia, può davvero essere una soluzione che ti consente di avere più tempo a disposizione da dedicare a questioni di maggiore importanza. Infatti, nel momento in cui deleghi ad altri alcune mansioni (come ad esempio quelle di amministrazione, fatturazione, gestione dei progetti o altro) hai finalmente la possibilità di focalizzare la tua concentrazione e tutte le tue energie sullo sviluppo del tuo business. Nota bene che questo aspetto vale anche per la vita privata. Dividere i compiti familiari e di gestione della casa tra te e il tuo partner è comunque una forma di delega che ti esclude da alcune attività per dedicarti ad altre.

Un metodo completo per la gestione del tempo e delle attività

La gestione efficace del tempo e delle attività è un’abilità che può essere appresa e migliorata nel tempo.

Seguendo i cinque consigli presentati in questo articolo, sarai in grado di organizzare le tue attività in modo più efficiente, aumentare la tua produttività e raggiungere i tuoi obiettivi in modo più facile.

Ricorda che la gestione del tempo è un processo continuo e richiede impegno costante, ma i risultati saranno ampiamente gratificanti.

Inizia ad implementare questi consigli nella tua routine quotidiana e godi dei benefici che ne derivano. Non limitarti a leggere, metti anche in pratica.

E se poi vuoi diventare un vero fuoriclasse della gestione del tempo, il consiglio è di leggere “Time Management Sistema 21’”.

Si tratta del libro del nostro CEO Dr Roberto Castaldo in cui troverai un metodo infallibile e facilmente applicabile per essere più produttivo e performante.

Un metodo che lo ha portato ad essere inserito nella classifica dei migliori esperti di Time Management al mondo secondo la classifica Global Gurus e che soprattutto da anni sta aiutando imprenditori, manager e professionisti a gestire il tempo e le attività in maniera perfetta.

Prendi la tua copia di “Time Management Sistema 21’” e ti accorgerai di quanto sia facile avere maggiore tempo libero nonostante tutti gli impegni e le responsabilità.